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Spendesk:法国企业一体化支出解决方案

企业案例1年前 (2023)发布 Aurora
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导语:Spendesk创立于2016年,总部位于法国巴黎,是一款转为财务团队和员工设计的智能支出管理软件。

Part 1 公司概述

Spendesk:法国企业一体化支出解决方案

1.1 公司简介

Spendesk是一款公务支出报销管理软件。企业客户需要在 Spendesk 平台上开设一个账户,然后把钱转到这个账户上,所有资金都会被安全地存储在该公司在美国合众银行(The Bancorp)所管理的一个银行账户下。企业按照不同标准分配一些资金给旗下员工,员工无需在公务支出时先垫付自己的私人资金,如果需要在网上消费,提供了一个虚拟的万事达信用卡,在现实世界里的消费,则可以使用 Spendesk 提供的实体卡。总而言之他们搭建的这个平台可以简化公司的业务支出——供应商支付、公司开支、信用卡费用,为财务团队自动化大部分任务,节省了大量的时间。

Spendesk:法国企业一体化支出解决方案

1.2 创立背景

Spendesk 的创始人兼首席执行官是Rodolphe Ardant,在谈到创办Spendesk的原因时,他表示,在业务支出方面,大多数公司仍在遵循传统的手动流程,这使得团队成员必须完成繁重的重复性任务,并使企业花费大量时间和金钱。大多数业务领导者和财务团队一直在寻找更好的解决方案。

Rodolphe Ardant看到组织正朝着更大的自由和赋予员工权力的方向发展,因此,企业越来越需要优化他们的系统和流程以实现敏捷性。传统的业务支出系统是为集中的“命令和控制”类型的组织设计的。然而,这些系统在现代工作场所已经过时,因为它们给员工带来了痛苦的体验并降低了生产力。

为了解决这个问题,Spendesk被创立,它是一个一体化的企业支出管理平台,为企业提供解决方案,以简化与工作支出和管理资金相关的繁琐管理工作。

1.3 融资情况

Spendesk:法国企业一体化支出解决方案

(资料来源:天眼查)

Part 2 公司业务

Spendesk是一个简单、可扩展的平台,是一个涵盖整个消费流程的七合一解决方案,包括商务卡、费用报销、发票管理、支出控制、会计自动化、预算管理和报告管理。

 

2.1 商务卡

特点:

1.随身携带智能公司卡

设置预算并围绕何时何地使用它们制定规则。让每位员工都能在安全受控的环境中使用资金。

2.使用虚拟卡进行更安全的在线消费

为一次性购买创建一次性卡,或为经常性消费创建订阅卡。每张卡都有唯一的详细信息,每笔付款都与用户相关联,因此您始终知道每笔付款的所有者。

3.为经常性交易创建订阅卡

处理订阅对财务团队来说是一个持续的挑战。使用可随时暂停、更新或取消的循环卡管理在线订阅和服务。

4.从桌面或移动设备管理卡片

团队成员可以通过移动应用申请充值,经理可以同样轻松地批准支出。财务团队可以从单个仪表板跟踪所有公司卡、冻结卡或暂停付款,并确保按时上传收据。

5.实时收集收据并跟踪支出

Spendesk 卡片实时向财务团队准确显示支出情况,让他们做出明智、及时的决策以优化成本。员工通过应用程序自动提交收据,按时收款率超过 95%。

6.根据团队或头衔设置自定义限制

每个团队成员都需要使用公司资金,但他们也需要明确的规则。Spendesk 允许您为所有员工设置限制,以及针对特定案例的自定义规则。如果规则不适用,员工可以随时随地申请充值。

 

2.2 费用报销

特点:
1.通过移动设备自动生成费用报告

员工经常需要自付费用,尤其是在他们无法使用公司卡的情况下。他们可以使用 Spendesk 移动应用程序立即申请报销与业务相关的费用。无论是现金支付还是信用卡支付,只需拍下收据照片,即可在几秒钟内提交报销申请。

2.实施明确的费用报销政策

制定员工不得不遵守的费用报销政策。您设置规则和支出限额,平台引导员工完成费用报销流程。它简单、用户友好,并且不会出错,为财务团队提供了顺畅的费用管理流程。

3.保持合规并为审计做好准备

实时查看所有与工作相关的费用,而不是在月底查看。发现重复、错误和丢失的收据,并确保您的财务记录是最新的。遵守最新的增值税计算,按时收取收据。

4.直接从 Spendesk 报销费用

直接从 Spendesk 钱包触发费用报销。

5.合并和跟踪所有付款

管理员工费用报销以及所有其他类型的费用。Spendesk 将智能公司信用卡、发票和费用报告放在同一个系统中。

您只需要一个平台来处理所有非工资支出。

 

2.3 发票管理

特点:

1.跟踪整个发票管理流程

监控从第一个采购订单请求到最终付款的付款。

请求者可以全程跟踪他们的发票。财务团队和预算负责人对所有请求进行全面监督。

2.在几秒钟内提交发票请求

任何团队成员或供应商都可以通过直接电子邮件、文件上传或用手机拍照来提交发票。

Spendesk 提取供应商名称、金额、日期和采购详细信息,避免重复或错误。

3.批准和查看实时预算

每次批准新发票时实时更新预算。没有数据输入,也没有延迟。

管理人员始终知道花费了什么,而不必根据不明确的信息手动更新电子表格。

4.从 Spendesk 安全地审查和支付

将您的采购订单和发票信息与已交付的信息相匹配,并直接从 Spendesk 安排付款。

 

2.4 支出控制

特点:

1.创建个人支出控制

设置个人支出限额和团队审批工作流程,让预算所有者控制每笔交易。优化和自动化审批,并摆脱手动流程来审查和验证购买。

2.保持完整的交易历史

保留请求、批准、发票和付款的实时审计跟踪。触手可及的财务信息,消除手动更新电子表格的人为错误。

3.使用具有支出控制的一次性虚拟卡

为一次性购买生成一次性、有上限的虚拟卡。这些预付信用卡适用于任何在线支付,包括航班、供应订单和其他公司费用。

4.选择实时支出可见性

实时查看所有团队交易的综合数据以及所有必要的支付信息。控制现金流并预测即将到来的供应商付款,以实现更快、更准确的财务规划。

5.控制实体卡上的支出

Spendesk 卡可让您将使用限制在特定的日子、特定的时间段以及精确的支出类型。经理会收到任何异常交易的通知,并可以在适当的时候批准或拒绝。

6.改善消费习惯

通过设置额外的后付款规则来改善消费习惯,以阻止用户进行过多的不合理付款。

2.5 会计自动化

特点:

1.自动核对交易和收据

访问存储在唯一位置的交易和收据,并在需要时自动提醒员工。

2.费用和增值税账户的自动分类

借助这种强大的机器学习功能,节省宝贵的时间:它利用您在 Spendesk 上的历史簿记数据,实时预测每笔应付账款的费用和增值税账户。

3.分两步准备和导出付款

使用费用收件箱界面准备和分类交易、验证信息并导出到您的会计软件。

4.将 Spendesk 数据导出到您的会计自动化软件

使用集成和自定义导出功能,您轻松将 Spendesk 交易和收据集成到您现有的系统中。

 

2.6 商业预算管理

特点:
1.集中团队预算

业务预算软件将所有预算都集中在一个平台上,因此管理人员可以轻松控制所有团队支出,财务有完整的概览。

2.使用智能审批工作流程

Spendesk预算管理软件包括审批工作流程,让管理人员快速做出明智的决定。员工在几秒钟内创建采购订单,经理可以从任何地方同样快速地批准或拒绝该请求。

3.即时查看进度

查看已花费多少的能力对于跟踪预算至关重要。通常,这比您希望的要难。预算管理软件会实时更新,以显示花费了什么、由谁花费以及原因。这使您可以保持主动的预算编制流程,而不是等到超出预算时才进行更改。

4.预算自动化

预算软件连接到您的信用卡和费用报销,预算实时更新。您拥有更智能的费用跟踪和即时财务报告,并且可以自动输入所有数据。

5.快速创建财务报告

您的预算解决方案会实时向您展示您的团队遵守指定预算的情况。不要等到月底才衡量结果。为管理者提供战略支出建议,并在高管和投资者需要时随时向他们提供清晰的最新信息。

6.与会计工具集成

商业预算软件旨在为您节省时间和精力,集成是关键。您可以将 Spendesk 预算管理软件与 Xero 或 Quickbooks Online 等会计软件解决方案以及 Netsuite、Microsoft Dynamics 和 SAP 等 SaaS ERP 工具联系起来。

2.7 报告管理

特点:

1.详细查看综合支出报告

付款实时收集在一个地方,包含重要信息和成本类别。

2.专项管理

订阅和循环服务有专门的卡片,在平台中组合在一起,可以一键暂停。

3.使用标签跟踪成本中心和项目

使用成本中心和项目标签轻松标记交易,单击即可获取报告。

Part 3 替代产品

Jeeves可以看作是Spendesk的替代产品。

Jeeves成立于 2020 年,是一家美国金融支付解决方案提供商,为用户提供虚拟卡和实体卡以数字方式管理供应商和付款,不收取任何费用,同时给与4%的消费返现。Jeeves 是 Y Combinator 旗下的一家公司,其使命是通过提供现代金融服务方法为全球企业赋能。Jeeves提供创新技术,使客户能够专注于他们的业务增长。

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